Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant (w/m/d)

Deine Mission

Du behältst auch dann den Überblick, wenn für andere längst das Chaos beginnt? Dann suchen wir dich! Als Assistenz der Geschäftsführung sorgst du dafür, dass sich unsere Geschäftsleitung auf das Wesentliche konzentrieren kann, weil im Hintergrund alles läuft: Organisation, Korrespondenz, Termine, Verträge und die vielen kleinen Alltagsthemen drumherum. Kurzum: Du bist die Person, die unserer Geschäftsleitung den Rücken frei hält. 

Deine Aufgaben

Organisation & Tagesgeschäft

• Du übernimmst die tägliche organisatorische und administrative Unterstützung unserer Geschäftsführung: Von der Strukturierung des Tagesablaufs bis zu den vielen kleinen Themen, die dazwischen auftauchen und trotzdem nicht liegen bleiben dürfen.

• Du behältst offene To-dos im Blick: Du hakst proaktiv nach und sorgst dafür, dass Zusagen und Deadlines eingehalten werden, ohne dass dich jemand extra daran erinnern muss.

• Du bereitest Termine inhaltlich und organisatorisch vor und nach: Du stellst relevante Unterlagen zusammen, hältst Ergebnisse und nächste Schritte fest und sorgst dafür, dass aus einem Gespräch auch tatsächlich Handlung wird.

Korrespondenz, kaufmännische & rechtliche Themen

• Du übernimmst die Bearbeitung und Organisation von Postfächern und Korrespondenz: Du sortierst, priorisierst und beantwortest eigenständig, was du eigenständig beantworten kannst und bereitest den Rest entscheidungsreif auf.

• Du unterstützt bei buchhalterischen Prozessen: Du unterstützt z.B. beim Prüfen und Zuordnen von Belegen oder der Vorbereitung für die Buchhaltung.

• Du unterstützt bei rechtlichen und vertraglichen Themen: Du prüfst Verträge, erstellst Vorlagen und recherchierst rechtliche Fragestellungen.  Du hältst Fristen nach und sorgst dafür, dass nichts durchs Raster fällt.

Kommunikation & Dokumentation

• Du koordinierst und kommunizierst mit internen und externen Ansprechpartner:innen: Du agierst oft als erste Kontaktperson und behältst dabei die Prioritäten der Geschäftsleitung und des Unternehmens im Blick.

• Du erstellst Dokumente, Auswertungen und Präsentationen: Du weißt, welche Inhalte überzeugen und direkt verwendet werden können, ohne dass noch groß nachgearbeitet werden muss.

• Du hast Vorerfahrung in der Assistenz der Geschäftsführung bzw. Executive Assistance

• Du hast einen sicheren Umgang mit allgemeinen kaufmännischen und administrativen Prozessen

• Du besitzt grundlegende Kenntnisse in buchhalterischen Themen

• Du hast Erfahrung im Umgang mit Verträgen, rechtlichen Unterlagen und Fristen

• Du besitzt ein hohes Verantwortungsbewusstsein sowie ein Höchstmaß an organisatorischen Fähigkeiten

• Du hast eine sehr strukturierte, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Diskretion

Bevor du dich bewirbst: drei kleine Aufgaben, die uns mehr über deine Denkweise verrät als jeder Lebenslauf:

1. Die Geschäftsführung ist unterwegs und nicht erreichbar. Zwei wichtige Termine kollidieren plötzlich, beide Ansprechpartner bestehen auf dem ursprünglichen Termin. Wie triffst du die Entscheidung, wen du verschiebst, und wie kommunizierst du das?

2. Die Geschäftsführung gibt dir kurz vor einem langen Termin eine knappe, unklare Anweisung zu einem wichtigen Thema und ist danach für Stunden nicht erreichbar. Wie gehst du vor, wenn du nicht sicher bist, was genau gemeint war?

3. Du hast einen vollen Tag mit Deadlines geplant, als die Geschäftsführung dir spontan drei neue, unterschiedlich dringende Aufgaben gibt. Wie strukturierst du deinen Tag neu?

• Du besetzt eine vertrauensvolle Schlüsselrolle direkt an der Seite der Geschäftsleitung mit viel Verantwortung

• Teilzeit oder Vollzeit möglich – wir finden gemeinsam das passende Modell 

• Das Arbeiten in einem Team mit flachen Hierarchien, kurzen Kommunikationswegen und schnellen Entscheidungen

• 100% Remote-Arbeit: Arbeite da, wo du dich am wohlsten fühlst mit flexiblen Arbeitszeiten

• Du hast stets andere Tierliebhaber um dich und freust dich am Monatsende über eine leistungsgerechte Entlohnung

• Preisnachlässe auf unsere Produkte, Vermögenswirksame Leistungen und Team-Events sind ebenfalls Bestandteil unseres Angebots an dich